宋朝皇帝庙号对照(宋代架阁库制度)

宋朝为了重蹈唐末武人割据的覆辙,从而建立起一个重文轻武的官僚国家。在宋朝,由于增加了科举考试人员的名额,每一届高中的人数比唐朝要多了很多,当时高中人数在2000人左右,在嘉祐末年,官吏数量达到了56万人;还有一点就是在宋朝开国初期,就废除了坐论之礼,开始用奏章代替了面议,这就导致了宋朝的文书量大大增加。

在这种背景下,宋朝档案的数量是惊人的。度支、户部、盐铁三司的平均每年会收到4万余册的账籍,不仅仅是三司,文移机关每天来往的文书达三千多件,每年就是上百万件的文书。一直到宋神宗时期,将三司废除,恢复三省六部职权,其中的来往的文书之繁复,更甚从前。三省六部全年收发文件多达百万件。到了南宋,有记载称“天下多事,四方文移,增倍于前”,可见当时的文书并又有少,反而成倍的增加。

档案数量的增加,对档案管理产生了非常大影响,这也促进了宋朝档案管理制度的改进和革新。由此,宋朝创新了一种优秀的档案管理制度,后来的元、明、清都是延续的宋朝创立的档案管理制度。

宋朝皇帝庙号对照(宋代架阁库制度)(1)

南宋徐谓礼文书

宋代的架阁库制度

在宋代,出现了一个专有名词,那就是“架阁”。架阁就是放置文书或者书籍的柜架,而架阁文字、架阁文书则是对宋朝档案的一种别称,架阁库则是储藏档案的库房。

宋代最早的架阁库是在三司改制之后,朝廷的档案机关开始设立。宋朝的架阁库大概有这么三种类型,一种是皇家架阁库、一种是中央架阁库、一种是地方架阁库。

皇家架阁库是皇帝的私库。据记载宋朝一共有11个皇家架阁库,分别为龙图阁、天章阁、宝文阁、华文阁等等,其中龙图阁是第一个皇家架阁库。皇家架阁库中储存的一般都是皇家的家谱、一些外家盟约、还有前朝的一些文献、再有就是皇帝的起居注等等,这些都是很珍贵的档案!

第一个朝廷机构的架阁库是在宋真宗时期,建立了一个金耀门文书库。到了宋神宗时期,三省六部恢复职权,各部也就都设立了属于自己部门的架阁库。在最开始的时候,宋代朝廷的档案库是用来存放财务档案的,金耀门文书库就是用来宋朝财政部门用来存放财务档案的。后来,随着宋代朝廷机构的改革,各个主要部门都开始设立自己的架阁库,到南宋时期,各部门的架阁库制度已经相当完善。

除了上层朝廷在设立架阁库,下层的地方州府也在设立架阁库。宋代地方的三级政权机关路、州、县,都设立自己的档案机构架阁库。在宋神宗时期,许多州县的架阁库库房多大数间,尤其是湖州,其架阁库更是多达十间。地方的架阁库主要用来储藏本地的财政、税务、户籍等等,所有的档案基本上都在架阁库中存放。

如此多的档案,对于档案的整理和分类就是一项非常重要的工作了。宋朝也独创了一项便于整理档案的制度。

宋朝皇帝庙号对照(宋代架阁库制度)(2)

宋真宗像

宋代的档案整理与归档制度

在架阁库建立之后,档案在归档入库的时候,需要保证档案的有序性,这样无论是调档、查阅对今后的工作是非常重要的。宋代档案有一套很完善的整理归档制度,不同的档案也有不同的整理归档制度。

赋税档案的整理归档

宋代的赋税档案用的是副本制度,需要制作多份,而且多出存档。比如说用来记载户口增减的丁账,需要每年造册路、州、县每级都要留存。其中县级保存一本;各州要造册三本,两本上报,一本本州留存;路要根据本州上报的再造两本,一本上报,一本在本转运司架阁库留存。还有一种是税租薄的档案,这种档案没有丁账那么复杂,只需要建立副本之后,在州存档。税租薄每三年县级都要另外抄写一份副本,经过核对后,报送上一级的州,经过核实后,送到架阁库保管。

财会档案的整理归档

宋朝的财会档案有一套很严格的移交制度,六部的档案需要自己保存两年之后,在送到架阁库保存八年,之后再移送到金耀门文书库来永久保存。而且不同的财务档案,会有不同档案管理办法,比如说官员的薪酬档案要经过转运司后入架阁库保存,官员的出差补助要经过有关部门勘验过后经过注销再入档封存等等。

司法档案的整理归档

地方上的司法档案,要在本州的架阁库中保存,但是要是在案件中涉及了本州的官员,则要将档案送到周边的州府保存。而大理寺、刑部等这些上一级的司法机关的相关档案,要在中书省的架阁库内,设置一个专门的地方来放置这些司法档案。

宋朝皇帝庙号对照(宋代架阁库制度)(3)

古代藏书楼

整理归档的方法

宋朝独创了一种“千文架阁法”,这种整理方式是真正的能够称之为先进的一种管理档案的方式。

“千文架阁法”最早应用在司法档案中,北宋曾巩所写的《隆平集》中记载“江西民喜讼,多窃去案牍,而州县不能制,湛为转运使,为立千文架阁法,以岁月为次”,其中提到的湛,指的创立“千文架阁法”的周湛。

“千文”指的是古代蒙学书籍“千字文”。“千文架阁法”要求按照文件的时间顺序,来排序,以千字文为号登陆编排架阁的方式,就是用“时间 千字文 数字”的编排方式。比如我们经常说的“天字第一号”“天子第二号”的说法,就是来源于“千文架阁法”!用“千文架阁法”可以有效的实现档案的有序化。

宋朝皇帝庙号对照(宋代架阁库制度)(4)

皇史宬:明清故宫档案馆

宋朝的档案管理法,起到了承上启下的作用

宋朝的档案管理承袭了前朝的优秀之处,又有着自己的独创,以后的元、明、清三朝的档案管理之法,都是以宋朝的档案管理制度为基础的。

宋朝之前的档案管理

在商周时期,由于没有很强的生产力,再加上因为档案资料的不充足,只需要留一些副本,存放在不同的地方就可以了,一些王朝的档案只要保管在宗庙里就能够满足其需求。但是,随着秦汉时期大一统的到来,无论是政治、经济、军事、历史等等都有了前所未有的发展,这时候,就需要有专门的地方来存放各种典籍和珍贵的文献资料。比如说西汉的石渠阁,就是萧何为了专门保管档案而修建的。兰台也是西汉朝廷为了管理收藏的文书档案的重要场所,具体的管理者称之为兰台令。

唐朝的档案库算是比较的完善的一种了。有唐一代,档案的成分变广了,政务档案、皇帝的起居注、天文档案、甲历档案等等,应有尽有。唐朝就档案的收集、归档、整理、统计等等都有了明确的规定。唐朝的甲库制度,就是唐朝档案管理中的一大亮点。甲库制度的诞生就是为了甲历而服务的,甲历就是各地官员的人事档案,这些人事档案,就是唐代官员升迁的重要依据。甲库在三省均有设置,尚书省的甲库由吏部管着,存放着各种人事档案;中书省的甲库保存着各种皇帝的诏书、制敕;门下省则是负责保管官员人事档案的原件。

宋朝皇帝庙号对照(宋代架阁库制度)(5)

三省六部

宋朝之后的档案管理

元朝是借鉴了宋朝的管理办法,使用架阁库制度来管理档案,其基本设置都与宋朝大同小异。元朝还首创了照刷磨勘问卷制度,对文书进行定期审核,这是对档案管理的扩充。

明清时期档案库更是磅礴浩瀚。明朝的黄册库是世所罕见的大规模档案库,黄册库有着极其严格的管理制度,正因为如此,皇册库才能够上百年都没有发生过失火的现象。明朝无论是朝廷的档案库,还是地方的,其数量比起前朝来要多了许多,明代有的地方档案库就将近两百座。清朝时期的档案库从朝廷到地方上都有一整套更为完整的档案机构,其中最终要的就是内阁大库,内阁大库存放着内阁和皇庭的许多重要的文献资料。

宋朝皇帝庙号对照(宋代架阁库制度)(6)

内阁大库实景

从周朝存放档案的天府,到两汉的兰台、东观,再到了隋唐的甲库,再到宋朝的架阁库,到后来明清的黄册库、内阁大库等等,都体现了我国档案库的悠久历史!

正是由于这些档案库的存在,我们才能够对历史有更加详尽的认知,我们才能将自己的文明延续下去。正如明朝内阁大学士丘浚所说“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,没有文献资料的佐证,历史将会变成传说。

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