如何写出一份优秀的工作总结(谈谈怎样写好工作总结)

如何写出一份优秀的工作总结(谈谈怎样写好工作总结)(1)


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如何写好工作总结是个很难回答的问题。工作总结从来就没有一套现成的写法。细心的同志可以查一查历届党的代表大会报告,从结构、层次到主题、表达方法都不一样,是一年一个样。但是就一般而言,写工作总结也有规律可循。我觉得,以下几个问题如果研究和把握好了,对写好工作总结大有益处。


PART 01 优质工作总结的特点

1.材料充实、观点准确

就是有材料、有观点、有分析、有概括,能说明问题。材料要丰富、要真实、要典型、要有选择。观点要鲜明正确,材料与观点统一。材料说明观点,观点统领材料。

比如,举办像我们这样的“业务骨干写作培训班”有没有必要呢?从我了解的情况看,大家认为很有必要。这个很有必要就是观点,但仅仅有观点是不行的,还要有材料来说明这个观点。办公室在说明举办这个培训班的必要性时,提出了5个方面的材料:即培训班有助于端正机关业务骨干提高写作水平的态度;有助于参加培训的同志进一步了解机关办事办文办会的程序;有助于同志们多掌握一些公文写作基本知识;有助于同志们进行一些提高写作水平的基本训练;有助于把学到的知识运用到自己的工作实践中去,提高工作质量……有了这些材料,观点和材料就扣在一起了。从这里,我们便可体会到材料与观点的关系。

2.全面梳理、突出重点

既然是工作总结,就必须全面,并不是面面俱到,而是要有分析有概括;也不能只有抽象的分析和概括,忽视具体的过程和情况。还有,总结不能只谈成绩和经验,不谈缺点和问题,也不能只谈缺点和问题而不谈成绩和经验。

凡是总结,总有一般要求,一般写法通常按照这样一种格式:首先是基本情况、工作过程,然后是收获和成绩,进而分析原因,从分析中得出经验,再指出缺点和问题,分析原因、得出教训,最后明确今后怎么做。但是,需要总结的工作总有种种不同的具体情况。比如,有的工作比较复杂,有的工作比较简单,有的工作是阶段性的,有的工作是经常性的。写总结的目的也不同,有的总结侧重于向上级汇报情况;有的是本单位总结工作指出成绩和经验,以便增强信心、鼓舞干劲,同时明确努力方向。有的是做了一项工作,有比较显著的收获和成绩,把经验总结出来,介绍给有关方面参考或研究;从介绍经验来说,是介绍全面的经验还是某一方面的经验,其目的也不同。

由于这些原因,所以,写总结一定要从实际需要出发,考虑对象和目的。因为它关系到总结的详略,关系到材料的使用和安排。比如我们做了一项工作,解决了原来存在的问题,要把怎样解决问题的经验向上级汇报,如果目的是这样的,就应先摆问题,而不是先摆情况和收获,然后说明做法,解决问题的程度,最后分析经验和教训,或者提出意见建议。如果是试点工作总结试点的成效,那就是另一种写法,要先写试点情况和主要收获。

3.语言准确、条理清晰

所谓准确,就是事实准确不走样,数字准确无差错,论断准确含糊文字,表述准确无歧义。

比如我们在一个办得很出色的理论读书班的总结中说,“大家一致感到参加这期读书班,收获很多”。这里的“一致”“很多”就比较准确,毫不含糊。再如,讲读书班办得好的表现,“主要有以下几个方面”,这里的“主要”用得很有分寸,因为不可能面面俱到,只能拣主要的说。“对马克思主义的一些基本原理的理解,比过去较为系统、深刻了一些”,这个估计也很有分寸。因为,对马克思主义基本原理的理解,在短短十几天的时间里,是不可能很系统、很深刻;只能说跟过去相比,系统深刻一些。将读书班采用“走出去,请进来”和“读原著,联系实际思考,集体讨论交流”等方法学习很有实效时指出“这是理论联系实际的最好方法”,说“最好方法”不说“较好方法”,这也是论断准的表现。如果我们把上述几处联系起来对比着看,便能看出用语分寸的掌握是有讲究的,不是随便说的。

有时用的材料可能不够准确,但又非用不可,那就事先交代一声,“根据不完全统计”“根据部分同志反映”。这样说明材料的可靠程度也是一种准确。语言的准确跟材料的真实是不可分的。如果材料不实,得出的论断就不可靠。

总结的语言除了准确以外,还需不需要生动一些呢?我认为是可以的,但是在总结里描述、形容、比喻之类的语言,一般只起辅助作用,千万不要依靠那些话来说明问题。条理清晰很重要。清晰的条理从哪来?这就要求执笔者对工作的观察、分析、叙述、论证要合乎逻辑。


PART 02 写作前,需要做的工作

1.收集好材料

占有材料重要性大家都很清楚。不占有一定的材料,总结就无法写。这一点不用说了。从写总结的角度,讲怎样整理材料是很值得注意的问题。整理材料要靠在平时工作过程中,一边不断地搜集材料,一边及时地加工整理。还有一点,一般总结材料都需要一些宏观的数字,所以平时要注意数字的积累。这些虽是一般的技术性工作,但是对写总结用处很大。有了平时的准备,写总结前再系统的整理就方便多了。

往往有这种情况,就是某个干部的写作水平并不高,但他掌握着丰富的资料,所以每次写较大材料时,主持写作的同志都忘不了点他的将,这说明占有材料非常重要。如果材料不充分,即使作者的文字水平理论功底再强,也难以写出好的工作总结。

2.分析好材料

分析材料就是对占有的材料进行取舍,加以去粗取精、去伪存真。这项工作,有些同志不怎么重视,常常是边写作、边分析、边取舍。这样做费时费力,不如在写前做好,以便写的时候心中有数。

占有材料、整理材料、分析材料乃至整个写作的过程,都要坚持正确的立场观点和方法。具体说,就是要掌握好上级的方针政策,要依靠群众,要有科学的工作方法,这样才能很好地占有材料,才能正确地分析材料。在分析材料基础上考虑怎么写,还要明确对象和目的,根据对象和目的来确定重点。“重点详细到什么程度”“哪些非重点可以写得简略一些”“在非重点里又有哪几点相对要详细一些”,这些都要考虑周全,然后就可以搭架子了。

写作中对材料的运用还要注意,一是认真核对,如引用的经典著作和文件要核对,引用有关人员谈话和数字也要核对;二是仔细推敲,如一些评论、论断要很好地推敲,做到一是一、二是二,既不夸大也不缩小。


PART 03 写作中,应该注意的问题

1.要善于写好经验

写总结的根本目的不仅仅是肯定成绩、找出问题,更重要的是吸取以往的经验教训,以利于做好今后的工作。这就要求我们在总结经验上要多动脑子、多花气力。工作总结,如果只写情况,不写或者写不好经验体会,就降低了总结的意义。

可以说,工作总结的生命力就在于经验写得如何。要把经验部分写好,除了作者要有深厚的理论功底,要有广博的知识结构,丰富的实际工作经验和较高的文学表达能力外,还要广泛全面地占有资料,特别是搞好观点与材料的结合,从理论和实践的结合上说明问题。凡是质量较高的总结观点和材料,都结合得好。衡量两者结合得好不好,不仅要看是否把观点和材料写到一起。更重要的是要看是否在分析、论证过程中,把两者之间的内在联系真正地揭示出来,得出了规律性的结论,反映出了事物的本质。

比如,我看到了一篇工作总结,其中一条讲班子团结的经验,在摆了许多事例后,写了这样一段话:加强班子团结,重要的是增进感情。感情好,有事不当事;感情差,没事就找事;感情深,大事能化小,小事能化了;感情浅,小事能闹大,大事能闹炸。这样写,使人看后受到很深的启发。

2.要善于综合分析

综合分析能力不强是目前机关干部普遍存在的问题。写工作总结缺乏综合分析能力,更是一个致命的弱点。事实就是这样,占有材料之后,我们不可能也不应该把所有好材料全部用到总结里面去。这就需要进行综合分析。所谓综合分析,就是对收集到的资料进行筛选,把能够体现总结的主题思想和经验,能够反映事物本质和规律的东西进行加工提炼,写到总结里面去。

综合分析必须做到:既能看到现象,又能看到本质;既知道怎样去做,要知道为什么这么做;把问题看得全面一点、深刻一点、辩证一点。说白了,综合分析就是从不同的角度看问题。首先,要学会运用党的路线方针政策以及上级的有关规定,衡量所做的工作对不对;其次,要学会站在全局看问题,从全局看有没有指导性;再次,要学着纵横交叉分析比较,取消一般的,保留过硬的事例。如果能够这样综合分析,写出来的总结,就会有质量、有指导意义,得到大家的认可。

3.要避免写作通病

机关干部写总结,常见的毛病主要有罗列现象、空泛议论、以偏概全、挂一漏万、主次不分、流于形式、语言不准确、条理不清晰等。这里只谈一谈3种现象。

一是冗赘。总希望写得全面一些,把道理说得清楚一些,往往就多用材料进行的阐述,结果写得过于冗赘繁琐。解决的办法就是材料要有选择,要有取舍;数字举例不在多,而在精,在于说明问题;如果材料多,有参考价值,可以作为总结的附件。

二是笼统。写总结,总得对工作进行全面估价,对成绩经验做必要的判断,常常由于怕把话说过了头,就爱用一些“一般”“一定的”“比较”“较为”“基本上”“大体上”“部分的”等字眼。这些字眼可以用,但不能滥用乱用。乱用,说明我们掌握材料不充分,不敢做出确切的判断,结果就犯了笼统的毛病。

三是夸张。文学作品可以用夸张手法。写总结绝对禁止夸张。其实,有些同志写总结时并不是存心夸张,而是想把问题说得充分一些。一不留心,就犯了夸张的毛病。写总结,一定要实事求是,注意推敲遣词造句要考虑分量,不能马虎。

写总结,一定要注意文风。我们一定要学习毛泽东同志的文风。毛泽东同志在党中央历次会议上的报告就是中国革命经验的总结。大家不妨认真读一读,去领略革命领袖独特而朴实的文风。郭沫若同志说过,“毛泽东同志的文风,就是平易近人、深入浅出”。王若水同志也曾在《学习毛泽东同志的文风》一文中说过,毛泽东的文风特点是:理论和实际的结合,革命的战斗精神,逻辑的力量,朴素和精炼,通俗的语言,民族化的风格,等等。毛泽东的文章是准确性、鲜明性、生动性的典范。我们要努力学习毛泽东的文风,把我们的工作总结写得好一些、再好一些。

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